Robotic Process Automation (RPA): Automatisierung wiederholbarer Prozesse
Facility Management: AI » Grundlagen » IT » Robotic Process Automation (RPA)
Robotic Process Automation (RPA): Automatisierung wiederholbarer Prozesse
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, repetitive und regelbasierte Aufgaben mithilfe von Software-Robotern (Bots) zu automatisieren. Diese Bots imitieren menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen und Anwendungen, wodurch sie Daten verarbeiten, Prozesse ausführen und sich wiederholende Aufgaben effizient und fehlerfrei erledigen können.
Im Kontext von Facility Management (FM) und anderen betrieblichen Prozessen trägt RPA dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
Effizienzsteigerung durch Technologie: Grundlagen der Robotic Process Automation (RPA)
Funktionalität von RPA
Regelbasierte Aufgaben: RPA-Bots führen strukturierte Aufgaben aus, die auf klar definierten Regeln basieren. Sie sind ideal für Prozesse mit hoher Wiederholungsrate und geringen Ausnahmen.
Interaktion mit Benutzeroberflächen: Die Bots arbeiten mit bestehenden Softwarelösungen, ohne Änderungen an der IT-Infrastruktur vorzunehmen. Sie können Daten eingeben, kopieren, verschieben, vergleichen und analysieren.
Kontinuierlicher Betrieb: RPA-Systeme arbeiten rund um die Uhr, ohne Pausen, was die Produktivität erheblich steigert.
Integration: RPA kann verschiedene Systeme verbinden, die normalerweise nicht nahtlos miteinander kommunizieren, z. B. ERP-Systeme, CRM-Tools und Datenbanken.
Datenmanagement
Automatisierte Dateneingabe: Bots können Daten aus E-Mails, Formularen oder anderen Quellen extrahieren und in Systeme wie CAFM (Computer-Aided Facility Management) einfügen.
Beispiel: Ein Bot überträgt Gebäudewartungsdaten aus eingehenden E-Mails in eine zentrale Datenbank.
Datenbereinigung und -validierung: Überprüfung und Korrektur von Dateninkonsistenzen in großen Datensätzen.
Rechnungs- und Vertragsmanagement
Rechnungsprüfung: Automatisierung der Prüfung von Rechnungen auf Übereinstimmung mit Verträgen oder Bestellungen.
Beispiel: Ein RPA-Bot gleicht die erhaltene Rechnung eines Dienstleisters mit den vertraglichen Vereinbarungen ab.
Vertragsverlängerungen und -überwachung: Überwachung von Fristen und automatische Erstellung von Erinnerungen oder Verlängerungsanfragen.
Wartungsmanagement
Erstellung von Wartungsplänen: Automatische Generierung und Aktualisierung von Wartungsplänen basierend auf Sensordaten und historischen Wartungsaufzeichnungen.
Ticket-Management: Automatisierte Bearbeitung und Zuordnung von Wartungstickets, die von Gebäudenutzern gemeldet werden.
Energie- und Ressourcenmanagement
Automatisierte Berichterstellung:
Erstellung von Energie- und Verbrauchsberichten basierend auf Daten aus Gebäudemanagementsystemen (BMS).
Beispiel: Ein Bot sammelt Energieverbrauchsdaten aus verschiedenen Quellen und erstellt wöchentliche Berichte.
Sicherheitsmanagement
Zugangsüberwachung: Überprüfung von Zugangsanfragen und automatische Genehmigung oder Ablehnung basierend auf festgelegten Regeln.
Beispiel: Ein RPA-Bot validiert Zugangskartenanfragen mit den Daten der Personalabteilung.
Überwachung von Sicherheitschecks: Nachverfolgung, ob regelmäßige Sicherheitsinspektionen durchgeführt wurden.
Vorteile von RPA
Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren die Bearbeitungszeit erheblich. RPA-Bots arbeiten kontinuierlich und ohne Unterbrechung.
Kostensenkung: Einsparungen durch geringeren manuellen Aufwand und weniger Fehler. Freisetzung von Personalressourcen für höherwertige Aufgaben.
Fehlerreduktion: Bots führen Aufgaben präzise und konsistent aus, was Fehler minimiert.
Skalierbarkeit: RPA-Lösungen können einfach auf neue Prozesse oder ein erhöhtes Arbeitsvolumen erweitert werden.
Schnellere Implementierung: Da RPA bestehende Systeme nutzt, ist keine umfangreiche Integration oder IT-Neuentwicklung erforderlich.
Verbesserte Compliance: Bots arbeiten strikt nach den vorgegebenen Regeln, was die Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Vorschriften sicherstellt.
Herausforderungen bei der Implementierung von RPA
Prozessanalyse: Vor der Automatisierung müssen Prozesse analysiert und optimiert werden, um sicherzustellen, dass sie für RPA geeignet sind.
Komplexe Prozesse: RPA eignet sich weniger für unstrukturierte oder kreative Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Änderungsmanagement: Mitarbeiter müssen in die Einführung von RPA einbezogen werden, um Widerstände zu vermeiden und Vertrauen aufzubauen.
Wartung und Anpassung: Bots müssen regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere wenn sich die zugrunde liegenden Systeme ändern.
Datenschutz: Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO, insbesondere bei der Verarbeitung sensibler Daten.
Integration mit AI und Machine Learning (ML):
RPA wird zunehmend mit AI- und ML-Technologien kombiniert, um Bots intelligenter und adaptiver zu machen.
Beispiel: Bots, die aus früheren Wartungsberichten lernen und präzisere Vorhersagen treffen.
Hyperautomation
Erweiterung von RPA durch die Integration mehrerer Automatisierungstechnologien, einschließlich AI, IoT und Cloud Computing.
Praxisbeispiel: RPA im Facility Management
Ein internationales Unternehmen setzt RPA-Bots für die Verwaltung von Service-Tickets ein:
-Prozess: Eingehende Anfragen werden automatisch analysiert, kategorisiert und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet.
-Ergebnisse:
Bearbeitungszeit wurde um 50 % reduziert.
Fehler in der Ticketzuweisung eliminiert.
Mitarbeiterkapazitäten wurden für strategische Aufgaben freigesetzt.
Robotic Process Automation bietet enorme Potenziale für das Facility Management, indem es repetitive und regelbasierte Aufgaben automatisiert.
Dadurch werden Betriebskosten gesenkt, die Effizienz gesteigert und menschliche Ressourcen für anspruchsvollere Tätigkeiten freigesetzt. Die Kombination von RPA mit Technologien wie AI und IoT wird in Zukunft weitere Innovationen ermöglichen und das Facility Management noch smarter und agiler machen.