Vertragsgestaltung im Facility Management im Kontext von KI
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Vertragsgestaltung im Facility Management im Kontext von KI
Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in Facility Management (FM)-Dienstleistungen erfordert eine neue Dimension in der Vertragsgestaltung. KI-Technologien bieten erhebliche Effizienz- und Qualitätsgewinne, etwa durch vorausschauende Wartung, Energieoptimierung oder automatisierte Gebäudeverwaltung. Die Nutzung solcher Technologien bringt jedoch spezifische rechtliche, technische und operative Herausforderungen mit sich. Auftraggeber müssen sicherstellen, dass Verträge präzise und zukunftsorientiert gestaltet sind, um die Vorteile der KI-Technologie voll auszuschöpfen und Risiken zu minimieren.
Vertragsgestaltung im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz: Rechtliche Rahmenbedingungen optimieren
Im Unterschied zu klassischen FM-Verträgen müssen Verträge mit KI-Komponenten die spezifischen Charakteristika der Technologie abbilden:
Dynamische Technologien: KI entwickelt sich stetig weiter. Der Vertrag muss flexibel genug sein, um Updates und neue Funktionalitäten zu berücksichtigen.
Automatisierung und Algorithmen: Der Auftraggeber sollte verstehen, wie die KI-Systeme arbeiten, und darauf bestehen, dass ihre Entscheidungen nachvollziehbar sind.
Datenintensive Prozesse: Der Umgang mit sensiblen Daten wie Gebäude-, Energie- oder Sicherheitsdaten erfordert klare Regelungen zum Datenschutz und zur Datenhoheit.
Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück des Vertrags und sollte die KI-basierten Dienste im Detail definieren:
Definition der eingesetzten KI-Systeme:
Beschreibung der Softwarelösungen, z. B. Predictive-Maintenance-Systeme, Energiemanagement-Tools oder Reinigungsoptimierung.
Benennung von Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen wie CAFM-Software.
Leistungsumfang
Klar definierte Dienstleistungen, z. B. automatisierte Überwachung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK) oder Optimierung der Gebäudenutzung.
Ergebnisorientierte Ziele, z. B. Reduzierung von Energiekosten um einen bestimmten Prozentsatz oder Verbesserung der Ausfallzeiten bei Wartungen.
Technische Spezifikationen
Mindestanforderungen an die Hardware und Software.
Anforderungen an die Systemverfügbarkeit (z. B. SLA für Betriebszeiten von 99,9 %).
Leistungsindikatoren (KPIs):
Definition von KPIs wie Prognosegenauigkeit, Systemverfügbarkeit, Reaktionszeiten oder Kostenersparnissen.
Regelungen für den Fall, dass die KPIs nicht erreicht werden.
Datenhoheit und Nutzungsrechte
Da KI-Systeme datengetrieben arbeiten, sind klare Regelungen zur Nutzung und Verarbeitung von Daten unerlässlich:
Datenhoheit:
Der Auftraggeber sollte die Eigentumsrechte an den erzeugten Daten behalten.
Der Dienstleister darf die Daten nur im Rahmen der vertraglich festgelegten Zwecke verwenden.
Datenzugriff
Sicherstellung, dass der Auftraggeber jederzeit Zugang zu den Daten hat, auch bei Vertragsbeendigung.
Regelung, wie Daten archiviert oder gelöscht werden
Verwendung von generierten Erkenntnissen:
Der Auftragnehmer darf die durch KI gewonnenen Erkenntnisse nur mit Zustimmung des Auftraggebers weiterverwenden, etwa zur Verbesserung der eigenen Modelle.
Haftung und Risiken
Da KI-Systeme automatisierte Entscheidungen treffen, ist die Haftungsfrage besonders sensibel:
Fehlerhafte Entscheidungen:
Haftung für Schäden durch falsche Vorhersagen oder fehlerhafte Optimierungen (z. B. falsche Wartungsempfehlungen, die zu Schäden führen).
Verpflichtung des Dienstleisters, die Algorithmen regelmäßig zu testen und zu validieren.
Systemausfälle
Regelungen für Entschädigungen bei Ausfällen oder Nichtverfügbarkeit des Systems.
SLA-Vorgaben für Reaktions- und Wiederherstellungszeiten.
Gemeinsame Verantwortung:
Klärung, welche Partei für Fehler haftet, die durch mangelhafte Datenqualität oder externe Einflüsse (z. B. Cyberangriffe) entstehen.
Datenschutz und IT-Sicherheit
Der Einsatz von KI im FM kann personenbezogene oder betriebsrelevante Daten betreffen, etwa bei Zutrittskontrollsystemen oder Belegungsanalysen:
DSGVO-Konformität:
Verpflichtung des Dienstleisters zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse in einem Verzeichnis.
Datenminimierung:
Verpflichtung, nur die für die Dienstleistung unbedingt notwendigen Daten zu verarbeiten.
Regelungen zur Anonymisierung von Daten, sofern möglich.
Cybersecurity
Anforderungen an die IT-Sicherheit, z. B. Verschlüsselung von Daten, Firewalls und regelmäßige Sicherheitsaudits.
Regelungen für den Umgang mit Sicherheitsvorfällen.
Einsicht in die Algorithmen:
Der Dienstleister sollte erläutern, wie die KI-Modelle Entscheidungen treffen (soweit möglich ohne Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen).
Auditierbarkeit:
Der Auftraggeber sollte das Recht haben, die Funktionsweise der KI-Systeme durch externe Experten prüfen zu lassen.
Regelmäßige Berichterstattung:
Verpflichtung des Dienstleisters, regelmäßige Berichte über die Leistung der KI zu liefern, z. B. durch Dashboards oder schriftliche Reports.
Flexibilität und Anpassungen
Da sich Technologien schnell weiterentwickeln, muss der Vertrag flexibel gestaltet sein:
Technologie-Updates:
Verpflichtung des Dienstleisters, Updates und neue Funktionen bereitzustellen, ohne zusätzliche Kosten (außer bei wesentlichen Erweiterungen).
KI-Systeme schaffen oft eine Abhängigkeit vom Dienstleister, insbesondere bei proprietären Lösungen. Verträge sollten:
Exit-Strategien: Regeln, wie der Auftraggeber im Falle einer Vertragsbeendigung die Daten und Systeme weiter nutzen kann.
Interoperabilität: Sicherstellen, dass die KI-Systeme mit anderen Systemen kompatibel bleiben.
Die Qualität der KI hängt von den bereitgestellten Daten ab:
Verpflichtung zur Datenpflege: Der Auftraggeber sollte qualitativ hochwertige und aktuelle Daten bereitstellen.
Validierung der KI: Der Dienstleister muss sicherstellen, dass die Modelle mit den bereitgestellten Daten korrekt arbeiten.
Da KI-Technologien in vielen Bereichen rechtliches Neuland sind, können unklare Regelungen zu Konflikten führen:
Klarheit über Rechte und Pflichten: Der Vertrag sollte möglichst präzise formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Rechtsberatung: Ein Fachanwalt für IT- und Vertragsrecht sollte in die Gestaltung einbezogen werden.
Die Vertragsgestaltung im Facility Management im Kontext von KI erfordert eine durchdachte Planung, klare Definitionen und flexible Regelungen
Auftraggeber sollten sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte – von der Leistungsbeschreibung über Haftung bis hin zu Datenschutz und IT-Sicherheit – präzise geregelt sind. Nur so können die Vorteile von KI-Technologien im FM voll ausgeschöpft und gleichzeitig rechtliche sowie technologische Risiken minimiert werden. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister sowie regelmäßige Überprüfungen der vertraglichen Vereinbarungen tragen entscheidend zum Erfolg bei.