Eine Löschanforderung beginnt mit der Klärung, welche Person oder welcher Datenbestand betroffen ist und auf welcher Grundlage gelöscht werden soll. Zuständige Verantwortliche prüfen bestehende Aufbewahrungspflichten, mögliche Ausnahmen und erforderliche Einschränkungen der Verarbeitung. Nicht jede Anfrage führt zur sofortigen vollständigen Entfernung aller Unterlagen. Die Entscheidung wird verständlich begründet. Für die technische Umsetzung wird ermittelt, wo die betreffenden Informationen tatsächlich verarbeitet wurden. Dabei zählen auch abgeleitete Darstellungen und Kopien, sofern sie weiterhin personenbezogene Informationen enthalten oder eine Zuordnung ermöglichen.
Löschung personenbezogener Daten in KI-Verarbeitungsketten
Der Datenfluss umfasst die ursprüngliche Quelle, vorbereitete Dokumente, Suchbestände, numerische Repräsentationen, Zwischenspeicher, Gesprächsverläufe und Protokolle. Hinzu kommen Sicherungen und gegebenenfalls beim Anbieter gespeicherte Inhalte. Das Löschen einer Ausgangsdatei entfernt diese weiteren Bestände nicht automatisch. Verantwortliche und beauftragte Dienstleister klären Zuständigkeiten und verfügbare Löschfunktionen. Für jeden betroffenen Bestand werden Speicherort, erforderliche Maßnahme und ein geeigneter Nachweis bestimmt. Die technische Beschreibung soll auch Wiederherstellungen berücksichtigen, damit gelöschte Informationen nicht später durch einen alten Datenstand erneut in die laufende Verarbeitung gelangen.
Bestand
Erforderliche Betrachtung
Quelle und Suche
Original und abgeleitete Einträge erfassen
Gespräche und Protokolle
Eigene Speicherfristen und Zugriffe prüfen
Sicherungen
Wiederherstellung gelöschter Daten verhindern
Modell und Anbieter
Tatsächliche Weiterverarbeitung konkret klären
Löschung passend zur Speicherform umsetzen
In Suchbeständen müssen betroffene Dokumente und zugehörige abgeleitete Einträge entfernt oder entsprechend neu aufgebaut werden. Zwischenspeicher und Gesprächsdaten benötigen eigene Maßnahmen. Bei Sicherungen kann ein geregelter Umgang bis zur vorgesehenen Überschreibung erforderlich sein; Einschränkungen und Wiederherstellungsregeln müssen verhindern, dass die Daten erneut regulär genutzt werden. Eine bloße Ausblendung aus der Oberfläche genügt nicht, wenn die Information weiterhin verarbeitet wird. Wo eine zulässige Aufbewahrung erforderlich bleibt, werden Zugriff und Zweck entsprechend begrenzt und nachvollziehbar vom gelöschten Betriebsbestand getrennt.
Modellverwendung gesondert untersuchen
Ob Eingaben für eine Modellanpassung verwendet wurden und ob daraus weiterhin personenbezogene Informationen gewonnen werden können, ist gesondert zu klären. Ein trainiertes Modell ist nicht allein wegen seiner technischen Form automatisch anonym. Umgekehrt bedeutet jede Löschanforderung nicht zwangsläufig, dass ein gesamtes Modell neu trainiert werden muss. Anbieter und verantwortliche Stelle prüfen tatsächliche Verarbeitung, verfügbare Maßnahmen und die rechtlichen Anforderungen im konkreten Fall. Kann eine erforderliche Löschung nicht durch die angebotenen Funktionen erreicht werden, braucht es eine tragfähige weitere Lösung statt einer unbelegten Erledigungsbestätigung.
Ergebnis prüfen und nachvollziehbar belegen
Nach der Umsetzung wird mit geeigneten Such- und Zugriffsprüfungen kontrolliert, ob betroffene Informationen in den relevanten Beständen noch verfügbar sind. Grenzen der Prüfung werden dokumentiert. Der Nachweis enthält Umfang, Zeitpunkt, ausgeführte Maßnahmen und gegebenenfalls verbleibende zulässige Aufbewahrung, ohne die gelöschten Inhalte unnötig erneut zu speichern. Externe Löschbestätigungen werden eingeordnet und mit den vereinbarten Leistungen abgeglichen. Die betroffene Person erhält die vorgesehene Rückmeldung. Wiederkehrende Schwierigkeiten zeigen, wo Datenflüsse, Anbietervereinbarungen oder die technische Gestaltung vor weiteren Nutzungen verbessert werden müssen.
